La invitación a un grupo de Whatsapp suelen ser un dolor de cabeza para muchas personas. Hay muchísimos grupos y llegamos a odiar la cantidad de notificaciones que nos traen por día.

¿Cómo hacemos los facilitadores para trabajar con esta herramienta y que realmente nos funcione? Te lo contamos acá:

Antes que nada ¿Por qué Whatsapp?

Cuando decidimos utilizar esta plataforma surgió por un pedido del equipo de trabajo más que por una oferta de los proyecto. La mayoría de los Facilitadores ya utilizaba este servicio de mensajería y le era conocido y familiar. Mientras siga siendo la opción que todos eligen para comunicarse, la seguiremos utilizando.

La organización en los grupos de Whatsapp

Así como buscamos la horizontalidad en el trabajo, también la buscamos en los grupos. Usualmente en todos los grupos de Whatsapp los facilitadores son “administradores” y así pueden acceder a las funcionalidades de agregar miembros, editar la descripción del grupo, etc.

Las reglas del grupo de Whatsapp

Si bien siempre creemos que el objetivo de estar  en determinado grupo está claro al momento de agregar a alguien nuevo,  aprovechamos la descripción para escribir de qué se trata el grupo y cuáles son las reglas.

Todos nuestros grupos tienen tres reglas básicas:

  • Está permitido silenciar el grupo mientras que los miembros se comprometan a leer/escuchar los mensajes en el transcurso del día.
  • Todas las cosas que hay que informar que afectan al equipo se informan en el grupo de Whatsapp y no por fuera de este.
  • El grupo es de TRABAJO y solo de trabajo. En ese grupo solo se hablan de temas que estén relacionados con las actividades realizadas o a realizar.

¿Y que garantizan estas reglas?

Libertad y responsabilidad: cada miembro del grupo es libre de priorizar actividades, mensajes, etc. Permitirles silenciar el grupo no solo los habilita a jerarquizar sus prioridades (entre vida personal, vida laboral y espacio del proyecto), sino también a tomar un rol protagónico en este camino.

Compromiso con el equipo: aunque el grupo de Whatsapp tenga un “administrador” o en el equipo de trabajo haya un coordinador, el compromiso que asume cada facilitador es con TODO EL EQUIPO, y no con una persona en particular. Es por eso que todas las novedades que puedan afectar al equipo (positiva o negativamente) deben comunicarse en el grupo, para que todos los involucrados puedan enterarse de primera mano. Así evitamos malas interpretaciones y el efecto “teléfono descompuesto”.

Interés e importancia: cuando limitamos los mensajes a tratar SOLO los temas referidos al proyecto en cuestión garantizamos a todos los miembros del grupo que la información que se comparte es relevante, y por lo tanto, cada vez que llega un mensaje, el mismo será de su interés porque tendrá que ver con su tarea, directa o indirectamente.

 

Aprovechando las funcionalidades de Whatsapp

Además de brindarnos una comunicación grupal simultanea y en tiempo real, utilizar Whatsapp nos permite hacer uso de algunas herramientas que hacen más dinámica la conversación.

Por ejemplo: para tomas decisiones rápidamente utilizamos los emoticones. Esto nos permite una rápida visualización de la cantidad de respuestas por si o por no.

Además, los stickers nos permiten comunicar de manera llamativa las cuestiones más relevantes de ese momento.

Nuestro aprendizaje:

Al momento de elegir una herramienta de trabajo siempre chequeamos que la misma nos permita compartir la información con todos los integrantes del equipo.

Una vez que eso está corroborado nos preguntamos: ¿para que la necesitamos? ¿realmente nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos? ¿Qué ventajas/desventajas tiene? ¿Cómo podemos optimizar su uso?

El secreto para que las herramientas le sean útiles al equipo es conocerla a fondo e ir planteando reglas y procedimientos que todos conozcan para poder aprovecharla en su máximo potencial.

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